Errores logísticos y ruteo de Calzatodo, una visión final de la compañía

ERRORES LOGÍSTICOS Y RUTEO DE CALZATODO, UNA VISIÓN FINAL DE LA COMPAÑÍA

UNIVERSIDAD ICESI

PROYECTO FINAL - CADENAS DE ABASTECIMIENTO

AUTORES: Luis Felipe Bravo, Luis Felipe Montero, Felipe Ulloa y Tania Guerrero

CASOS NEGATIVOS PARA CALZATODO: PÉRDIDA DE CLIENTES Y SOBRECOSTO

Caso 1:

Anualmente, en Calzatodo se realizan actualizaciones de la base de datos de los clientes. Dentro de estas actualizaciones, ellos buscan tener un seguimiento muy riguroso de las características jurídicas de sus clientes. Es decir, se debe actualizar y/o registrar el nombre del cliente (Mayorista, Punto de venta; etc…), la razón social y representante legal. Además, en Calzatodo se busca actualizar la información bancaria y logística de los clientes. Es por esto que, dentro de la base de datos también debe incluirse información relacionada a las cuentas bancarias (donde debe depositarse el dinero, o de dónde se consignará el pago) y la información de los diversos puntos de venta o centros de distribución, a los cuales Calzatodo debe enviar los pedidos.

De esta forma, el error logístico para esto caso se presenta en el momento en que un cliente ha cambiado la ubicación de su planta o centro de distribución y este cambio no es llevado al sistema, es decir, el sistema no se actualiza con la nueva información del cliente. Así pues, en repetidas ocasiones, según el Gerente de Calzatodo, una vez se ha facturado un pedido, la dirección que se le entrega al transportista es errónea pues se encuentra desactualizada. Esto se debe principalmente a que los datos actualizados, recogidos por el vendedor, no fueron ingresados al sistema, por parte del área de logística.

Es así como Calzatodo debe incurrir en un costo adicional, ya que al enviarse un pedido a una dirección errónea, se incurre en gastos adicionales de fletes. Y esto porque el camión con el pedido no sólo debe devolverse a la bodega (ubicada en ACOPI), sino que también debe dirigirse al destino correcto, donde se encuentra ubicado actualmente el cliente. Adicionalmente, se presenta una pérdida considerable de tiempo, puesto que se debe esperar a que regrese el camión con el pedido, buscar la nueva dirección del cliente y enviar nuevamente el camión.

Siendo este un error de documentación que se tradujo en una pérdida valiosa de tiempo y en un sobrecosto del flete. Y todo esto debido a un error en la dirección de envió.

Caso 2:

Al momento de realizar pedidos a los proveedores internacionales (ej. China), Calzatodo pone un gran esfuerzo en presentar la documentación legal y aduanera en orden y al día. Esto con la finalidad de que una vez el proveedor chino se disponga a enviar los zapatos o materia prima, envíe los documentos completos de acuerdo a las exigencias previamente establecidas por la empresa. De esta forma, es una obligación de los proveedores internacionales adherir etiquetas a las cajas con la descripción de las características del producto (ej. material de los zapatos) y con un código de importación exigido por las autoridades colombianas al momento de ingresar productos o materias primas del exterior. Así pues, es obligación de Calzatodo brindarles a sus proveedores todos los requerimientos legales de manera detallada, para que no se presenten inconvenientes de orden legal.

Ahora bien, en ciertas ocasiones, y siguiendo lo argumentado por el Gerente de Calzatodo, se presentan inconvenientes en cuento al cumplimiento de los requerimientos legales. Esto se debe a dos razones principales, la primera de ellas es que la aérea de logística no envía la información completa de los requerimientos a los proveedores. La segunda de ellas, hace referencia a que en algunas ocasiones los proveedores pasan por alto algunos requerimientos (se olvidan de ellos). En este caso, el error logístico se presenta e n el momento de no garantizar que tanto Calzatodo como sus proveedores conocen, en su totalidad, los requerimientos legales para el ingreso de mercancías al país.

Así pues, el problema en este caso se presenta cuando por alguna de las dos razones, presentadas anteriormente, las cajas no llevan la totalidad de las etiquetas o información solicitada por las autoridades. Al no cumplir con todos los requerimientos, una vez llegan las cajas al puerto, no se le permite su entrada al país. Este tipo de eventos son muy perjudiciales para la empresa, ya que al quedar decomisada la mercancía en el puerto, se produce un sobrecosto debido al bodegaje que debe pagarse por el tiempo que permanezca la mercancía retenida. Además, Calazatodo debe enviar personal hasta el puerto con el objetivo de adherir las etiquetas faltantes y demostrar la legalidad de la mercancía. En este caso, Calzatodo estaría incurriendo en varios gastos adicionales. En primer lugar, debe pagar por el bodegaje de la mercancía retenida, debe incurrir en costos adicionales al enviar personal hasta el puerto y, en ocasiones, las autoridades pueden aplicar multas al no tener toda la documentación completa y en orden. Siendo el área de logística e importaciones las más implicadas en este asunto.

Caso 3:

Al manejar dos tipos de inventarios (básico y de la moda) y al tener un mercado meta muy amplio, Calzatodo cuenta con una gran variedad de referencias dentro de sus productos. Es por este motivo que se busca llevar un control riguroso en los pedidos de los clientes, con la finalidad de garantizar que al cliente lleguen los productos solicitados y no se presenten inconformidades por recibir un producto que no había sido solicitado. Para poder lograr esto, en la empresa se busca tener una trazabilidad efectiva del pedido de los clientes para que todos los operarios y áreas involucradas en el alistamiento y despacho de pedidos agrupen los productos solictiados por cada uno de los clientes.

En este caso, el error logístico se presenta cuando se envía un pedido incompleto o con productos diferentes a los solicitados, a un cliente. Es decir, el cliente había realizado un pedido con las referencias A, B y C, pero en lugar de C, le llega la referencia W. En este tipo de situaciones, el cliente, por lo general, no puede recibir un pedido incompleto ni mucho menos un pedido con productos que o ha solicitado. Así pues, el error se presenta en el alistamiento de los pedidos y se da por diversas razones, entre ellas se resalta el descuido de los operarios y la confusión de órdenes entregas por el sistema. Es decir, al momento de facturar el pedido, en ocasiones, se intercambian los clientes y por lo tanto reciben los pedidos de otros clientes de Calzatodo.

De esta manera, este error logístico causa la inconformidad de los clientes, lo que puede resultar en una pérdida de su fidelidad. Además, se incurre en costos adicionales de transporte pues no sólo se lleva la mercancía hasta un cliente, sino que debe devolverse al centro de distribución y volver a alistar el pedido, con las referencias adecuadas, y llevarlo nuevamente al cliente. En el caso de que se hayan intercambiado los clientes, Calzatodo debe retornar los camiones al centro de distribución y re-dirigirlos a sus respectivo cliente, lo que también aumenta los costos de flete y hace mayor la inconformidad de los clientes. 

MODELO DE RUTEO Y PROPUESTA DE MEJORA

Para realizar el ruteo de la entrega de pedidos a los diferentes clientes de Calzatodo, se escogieron algunos de los puntos de venta de la empresa ubicados en la ciudad de Cali. Esto considerando que Calzatodo tiene clientes en todo el Valle del Cauca y en toda Colombia. De esta manera, se determinó la ubicación de 15 puntos de venta de la empresa a partir de la aplicación Google Maps. Así pues, con las respectivas coordenadas, se determinó la ubicación de los clientes en un plano de coordenadas X y Y. Esto a partir de la aplicación “Atlas Cajamarca”, la cual permite realizar la conversión de estas. Los datos se observan a continuación:

En ese orden de ideas, se identificó que actualmente la compañía realiza la entrega de sus pedidos a partir del método de vecino más cercano. Por esta razón, se evaluó para realizar el análisis respectivo del ruteo. Así pues, se graficó el recorrido y se determinó la distancia que debe recorrer un camión para completar la visita de 16 clientes. Los resultados se observan en las siguientes imágenes:

TOUR DEFINITIVO

1

15

12

2

4

8

9

16

13

5

10

14

7

3

11

6

1

DISTANCIA TOTAL

199,29

Este tour realizado por el camión de la empresa, se puede evidenciar de mejor manera en el siguiente mapa. El camión sale desde la bodega principal ubicada en Acopi (punto rojo en el mapa, que pertenece al nodo 1 y vuelve a este después de completar el recorrido):

Ahora bien, analizando la ruta trazada, es evidente los cruzamientos que se presentan, lo cual no es óptimo en lo que concierne a la distancia total recorrida, la cual fue de 199,29. En este sentido, se evaluó una posibilidad de mejora en la ruta, con la finalidad de disminuir la distancia total y obtener un recorrido más efectivo. Por tal motivo, se decidió analizar un nuevo modelo de ruteo con los datos de los 15 clientes analizados, con la finalidad de obtener un resultado óptimo. Así pues, se analizó el modelo de Ahorro de distancias, y efectivamente los resultados obtenidos fueron más efectivos. Esto teniendo como referencia que un camión cuenta con capacidad infinita para realizar todas sus entregas en un solo trayecto. A continuación se evidencian los resultados:

	TOUR DEFINITIVO	1	15	2	12	4	11	3	7	14	6	10	13	16	5	8	9	1

DISTANCIA TOTAL

173

Este tour realizado por el camión de la empresa, se puede evidenciar de mejor manera en el siguiente mapa. Nuevamente se consideró que el camión sale desde la bodega principal ubicada en Acopi (punto rojo en el mapa, que pertenece al nodo 1 y vuelve a este después de completar el recorrido):

Como se puede evidenciar, la distancia mejoró, al ser menor en comparación con el método de ruteo evaluado anteriormente. Por esta razón, es evidente que el método más efectivo fue el método de ahorros, pues máxima el ahorro de distancias, es decir, minimiza las distancias entre los puntos de venta de Calzatodo. De esta manera, cómo se puede evidenciar en las gráficas, con el método de ahorro se evitan cruzamientos y se logra una mejor distribución de los recorridos. 

Frente a este resultado obtenido, se decidió realizar el ruteo por este método óptimo teniendo en cuenta que en la realidad es muy difícil que un sólo camión cuente con la capacidad de recoger toda la demanda que generan los 15 clientes presentados. Por esta razón, se hizo una aproximación de los tamaños de las cajas manejadas por la empresa, y con la capacidad de los camiones que maneja Calzatodo se obtuvo el número aproximado de cajas que pueden depositarse en cada camión, como se evidencia a continuación:

Para lograr con el objetivo, también se debía conocer la cantidad de cajas que se envían a cada cliente, según la demanda de estos. Al realizar esta estimación con los clientes presentados en el problema, se plantearon las siguientes cantidades:

Demanda cajas (anual)	Pto de Venta
	Bodega ACOPI (DEPOT)
110	Éxito Simon Bolivar
120	Jardin Plaza
120	Carrera 7 # 23 - 99
100	Calle 15 # 7 - 100
120	Carrera 50 # 5 C.C. Cosmocentro
110	CC Unicentro
120	Avenida 5N # 24 esquina C.C. Pasarela
105	Avenida 6N # 37N - 25 C.C. Chipichape
85	Palmetto
80	14 Valle del lili
115	Unico
90	Calle 13 #7-74
95	14 Pasoancho
100	14 de calima
90	CARRERA 4 # 14 - 46 LA 14 SEXTO NIVEL

Ahora bien, con el tour óptimo obtenido con el método de ahorros se procedió a realizar los tour que debería realizar cada camión. Para lograrlo, se sumaron las demandas de cada cliente en el orden del tour, hasta llenar la capacidad del camión, o cuando la visita del siguiente cliente generara que se sobrepasara la misma. Cuando esto ocurriera, se enviaba el camión de vuelta al depot, y un nuevo camión empieza otro recorrido. A partir de esto, se obtuvieron los siguientes resultados:

Al final, se obtiene que se necesitan tres camiones para suplir con la demanda de los clientes. Al sumar las distancias totales de cada uno, se obtiene una distancia de 311,55 para este método. Evaluando los resultados, para la distancia recorrida por el camión con capacidad infinita y la suma de los tres camiones con capacidad definida, es evidente que la distancia es menor con un solo camión, teniendo en cuenta que los camiones siempre deben salir y volver al centro de distribución (depot).Sin embargo, es más similar a lo que pasa en la realidad evaluando la demanda de cada cliente y la capacidad de los camiones, como ya se mencionó. Con respecto a esto, se presenta a continuación el tour realizado por cada camión (el azul es para el camión 1, el naranja para el camión 2, y el gris para el camión 3).

En resumen, la propuesta de mejora es efectiva para reducir la distancia de las rutas que deben realizar los camiones. Ahora bien, es importante mencionar que este modelo es óptimo cuando los pedidos tengan igual importancia en lo que concierne al tiempo de entrega, puesto que en algunas ocasiones se presentan clientes críticos a los que se les debe llevar la mercancías más rápido que a los demás. Por esta razón, es necesario evaluar estas situaciones al momento de realizar los modelos de ruteo.

CONCLUSIONES GENERALES

1. La logística para Calzatodo es el conjunto de actividades que se llevan a cabo desde la obtención de calzado hasta la entrega del mismo a los distintos clientes: grandes superficies, empresas y consumidores finales. En este orden de ideas, en esta compañía la logística implica procesos como: encontrar proveedores de calzado certificados, establecer con los mismos estrechas relaciones basadas en la confianza, iniciar los procesos de negociación que permiten organizar la manera en que el calzado llega al centro de distribución y, finalmente, establecer rutas de entrega de producto al cliente. Todo lo anterior, con el objetivo de generar rentabilidad a la compañía y garantizar la satisfacción del cliente agregando valor en cada uno de los procesos nombrados.
2. La logística y cadena de abastecimiento son conceptos a los que las personas atribuyen características distintas dependiendo de su visión y experiencia, que les permite conocer realmente qué incluye y qué atributos pueden asociarse a estos dos conceptos. Esto se pudo evidenciar en las entrevistas realizadas a algunos empleados de Calzatodo. Así pues, se pude concluir que en la compañía, aunque las personas se encuentran involucradas en las actividades que incluye la logística y hacen parte de la cadena de abastecimiento de la empresa, la mayoría no tienen conocimiento acerca de esto. Cada uno logró definir estos conceptos a partir de su campo de acción, sin embargo tenían dudas con respecto a lo que cada uno de estos abarca. Ahora bien, quien más se acercó fue justamente la jefe de logística, quien tiene acercamiento constante a lo que esta temática hace referencia y supo cómo expresarlo en las palabras más precisas.
3. Una vez realizado el trabajo, se pudo evidenciar la importancia del uso de las prácticas y herramientas logísticas dentro de las organizaciones. En este caso, Calzatodo presentó uso del código de barras, sistema de radio frecuencia (RFID), voice picking y entrega certificada. Mediante el uso del código de barras, el RFID y el voice picking, Calzatodo logra cumplir con los pedidos realizados por sus clientes (dentro y fuera del Valle del Cauca). Ya que estas prácticas y herramientas permiten tener un mejor manejo de inventarios, lo que conlleva a una reducción considerable en los tiempos de recibo y alistamiento de los productos. Por otro lado, mediante el uso de la entregada certificada Calzatodo garantiza la confiabilidad de sus proveedores lo que les permite mantener un nivel alto de la calidad de los productos.
4. En cuanto al manejo de los inventarios, se logró evidenciar que en Calzatodo se manejan dos tipos de inventarios: básico y de la moda. Esto les permite almacenar sus productos según el tipo de demanda que estos manejan (grandes cantidades y cantidades respecto a los pedidos de clientes, respectivamente). De esta forma, mediante este proyecto se logró evidenciar una ventaja competitiva con respecto al manejo de inventarios. Puesto que Calzatodo maneja un modelo estadístico, para el control de nivel de inventario, específico para cada tipo. Esto les permite contar con la cantidad de producto suficiente, ya sea básico o de la moda, para suplir la demanda de sus clientes y no incurrir en faltantes dentro de su centro de distribución.
5. Ahora bien, se logró identificar una oportunidad de mejora en cuanto a los tipos de inventarios que maneja la empresa. Esta oportunidad, hace referencia a la posibilidad de expandir el tamaño del almacén de inventario básico, debido a que la venta de este tipo de productos no es tan urgente como la venta de los productos de moda. Es por este motivo que los productos básicos, si bien tienen una mayor rotación (se realizan pedidos constantemente) también son los que más tiempo permanecen almacenados. Así pues, la oportunidad de mejora se traduce en expandir el espacio destinado a los productos básicos, pues en ocasiones la empresa ha tenido problemas con su almacenamiento. Y esto porque estos tienden a permanecer un mayor tiempo en el inventario, ya que se realizan pedidos más grandes y su venta no es tan urgente como el otro tipo de inventario.
6. Calzatodo cuenta con un sistema de transporte organizado, tiene dos vehículos y alianzas estratégicas con proveedores de este servicio que le permiten suplir la demanda de sus clientes. En este orden de ideas, se puede concluir que uno de los objetivos claros de la compañía es mantener un nivel de servicio que le permita mantener buena reputación frente a clientes actuales y potenciales, es decir, lograr posicionamiento de su marca. En contraste, se considera necesario establecer un sistema de control con respecto al mantenimiento de la flota propia, para reducir la posibilidad de incurrir en costos innecesarios o evitables con respecto a este aspecto.
7. Calzatodo posee distintos canales de distribución que demandan diferentes clases y cantidades de productos ofrecidos por la compañía. Este aspecto representa gran exigencia a la empresa con respecto a la disponibilidad y variedad de productos con los que debe contar, además del conocimiento que deben tener sus vendedores para ofrecer y cumplir con las expectativas de clientes como grandes superficies y empresas multinacionales. Así pues, consideramos que, según la información a la que tuvimos acercamiento, Calzatodo es una empresa que cuenta con procesos logísticos bien estructurados que le permiten garantizar el nivel de servicio adecuado a todo tipo de canales de distribución a los que suplen para llegar finalmente a consumidores finales como empleados de las compañías y personas naturales que demandan calzado de calidad.
8. El valor de los indicadores que tiene Calzatodo para medir la efectividad de sus entregas refleja el compromiso que se tiene en la compañía con respecto al cumplimiento, en tiempo y cantidad, de los pedidos realizado por cada uno de sus clientes. Así pues, para obtener un nivel de servicio (cantidad) del 93% y un nivel de servicio (tiempo) del 91%, se deben tener alineados todos los procesos logísticos necesarios para lograr la entrega de pedidos satisfactorios para los clientes, que se traduce en cantidades y tiempo pactado y especificado en la primera fase del ciclo de pedido. En este orden de ideas, Calzatodo es una compañía que tiene como foco la rentabilidad y posicionamiento de su marca, logrado a través de confianza con proveedores y clientes que le ha permitido lograr el cumplimiento de 9,1 de 10 entregas en el momento adecuado y 9,3 de 10 entregas en las cantidades adecuadas. Aunque ha tenido que enfrentar algunos problemas logísticos a lo largo del tiempo que lleva en funcionamiento, se ha logrado darles solución inmediata para llevar a cabo cada uno de los procesos de la manera más adecuada y seguir el camino hacia el logro de sus objetivos trazados.
9. En Calzatodo se cuenta con proveedores que están certificados por ICONTEC, este requisito permite garantizar calidad en los productos entregados a cada uno de sus clientes. Por esta razón se acude a los mejores proveedores del mercado, que presentan sus productos en las ferias más reconocidas. Asimismo, se ha logrado garantizar la entrega de producto a los clientes a través de una estrategia basada en contar con pocos proveedores, alineada con la idea de lograr la mayor especialización posible que permite negociar precio y tiempo de entrega con los mismos, lo que trae como consecuencia directa la atracción de clientes, al tener la oportunidad de presentar al mercado precios asequibles. Del mismo modo, cabe resaltar que esta compañía tiene gran claridad con respecto a la importancia de crear y fortalecer relaciones gana-gana con sus proveedores, pues se han enfocado en presentarles negociaciones que son favorables para ambas partes, lo que permite generar relaciones redituables y de confianza con los mismos.  En resumen, para la compañía es de gran importancia el cuidado y mantenimiento de uno de los agentes más importantes de su cadena, los proveedores, pues es gracias a ellos que pueden contar con productos de calidad para ofrecerlos a sus clientes en las cantidades correctas y el momento preciso, lo que les permite seguir en la línea que tienen fijada, el aumento del nivel de servicio para lograr rentabilidad y posicionamiento en el mercado tan competitivo al que se enfrentan. 

Fuente de información:

·         - Jesús Mejía (Gerente general de Calzatodo SAS).